Guidelines im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) der G & W Steuerberatungs GmbH

Transparenter und verantwortungsvoller Einsatz künstlicher Intelligenz ist für uns selbstverständlich. Unsere KI-Guidelines zeigen, wie wir moderne Technologien sicher, rechtskonform und im Sinne unserer Kund:innen nutzen.

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§ 1

Vereinbarungen kennen und beachten

Die G & W Steuerberatungs GmbH legt großen Wert auf den verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Diese Richtlinie soll sicherstellen, dass alle Mitarbeiter und Kunden wissen, wie KI in unseren Prozessen eingesetzt wird und welche Maßnahmen ergriffen werden, um Sicherheit, Transparenz und Compliance zu gewährleisten.

Das Unternehmen G & W Steuerberatungs GmbH nutzt Anwendungen und Services auf Basis von künstlicher Intelligenz zu: Recherchezwecke, zur Verbesserung des Service im Umgang mit Kundinnen und Kunden, zur Inspiration, als Analyse-Instrument, Automatisierung von Routineaufgaben, Vorhersage von Trends, Kundenspezifische Empfehlungen, Dokumentenprüfung, Risikobewertung, etc.

Beschäftigten des Unternehmens ist die Nutzung von KI-Anwendungen und Services erlaubt.

Die Verwendung der Unternehmens E-Mail-Adresse zur Registrierung bei KI-Systemen zum Zweck der geschäftlichen Nutzung ist Beschäftigten gestattet. In diesem Zusammenhang bestehen folgende interne Meldepflichten: Antrag und Freigabe durch die Geschäftsführer Unternehmensangehörige halten sich bei allen Aktivitäten an die Gesetze und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen sowie die vorliegenden KI-Guidelines.

§ 2

Der Mensch hat im Einsatz der KI das letzte Wort

Der Einsatz und die Freigabe von KI-generierten Inhalten unterliegt der gewissenhaften Aufsicht und der menschlichen Kontrolle. Die Beschäftigten verpflichten sich, KI-basierte Inhalte erst dann zu übernehmen, wenn zuvor mindestens eine qualifizierte Person diese auf Richtigkeit, Faktentreue und Kontext überprüft hat. KI-generierte Inhalte müssen von den Unternehmensangehörigen auf Verzerrungen überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

§ 3

Rechte der Betroffenen

Vor der Nutzung von KI-Anwendungen bei Projekten in Zusammenhang mit Kundinnen und Kunden werden diese über den geplanten Einsatz von KI informiert und aufgeklärt. Zusätzlich muss eine Einverständniserklärung für die Datenverarbeitung durch KI-Systeme von den zuständigen Mitarbeitenden bei den Kundinnen und Kunden eingeholt werden. Kunden und Mitarbeiter haben jederzeit das Recht, Auskunft über die Nutzung ihrer Daten durch KI-Systeme zu verlangen. Wir garantieren das Recht auf Widerspruch und bieten die Möglichkeit, Entscheidungen, die von KI-Systemen getroffen wurden, durch einen Menschen überprüfen zu lassen.

§ 4

Anwendungsbereiche der KI-Nutzung

Jene Beispiele finden Anwendung für den Einsatz von KI-Tools in unserem Unternehmen:

Automatisierung von Routineaufgaben: Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Belegerfassung, Datenkategorisierung oder Vorbereitungsarbeiten für die Buchhaltung.
Optimierung von Steuerstrategien: Analyse von steuerlichen Daten zur Optimierung von Steuerstrategien für Kunden, z. B. durch Simulation verschiedener Szenarien.
Vorhersage von Trends: KI-gestützte Analysen zur Vorhersage von Finanztrends und potenziellen Marktentwicklungen.
Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben: Unterstützung bei der Überprüfung der Compliance im Bereich Steuern und Datenschutz durch die kontinuierliche Analyse von Änderungen in Gesetzestexten.
Kundenspezifische Empfehlungen: Automatisierte, personalisierte Steuer- und Finanzempfehlungen basierend auf individuellen Kundendaten und -anforderungen.
Risikobewertung: Einsatz von KI zur Identifizierung und Bewertung von finanziellen Risiken oder Risiken in Geschäftsprozessen.
Dokumentenprüfung: Automatische Analyse und Prüfung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten auf steuerliche Relevanz oder Risiken.
Buchhaltung und Steuerberatung: Automatisierte Systeme unterstützen die Buchhaltungsprozesse, wie das Scannen und Kategorisieren von Belegen. Entscheidungen über komplexe steuerliche Fragen werden jedoch ausschließlich von qualifizierten Mitarbeitern getroffen.
Kundenkommunikation: Automatisierte Systeme helfen bei der Beantwortung von häufigen Anfragen, komplexe Themen werden weiterhin von unseren Beratern individuell bearbeitet.

Diese Anwendungsfälle können helfen, KI gezielt in verschiedenen Bereichen unserer Tätigkeiten einzusetzen. Jedenfalls ersetzen keine technischen Tools den persönlichen Kontakt zu unseren Kunden!

§ 5

Grundsätze der KI-Nutzung

Unsere KI-Systeme werden unter Berücksichtigung folgender Prinzipien betrieben:

Verantwortlichkeit: Jede KI-Anwendung in unserem Unternehmen wird klar verantwortet und dokumentiert.
Transparenz: Kunden werden informiert, wenn KI in einem Prozess beteiligt ist, der ihre Daten oder Entscheidungen betrifft.
Fairness und Nichtdiskriminierung: Wir stellen sicher, dass unsere KI-Anwendungen keine benachteiligenden Effekte auf Kunden oder Mitarbeiter haben.
Zuverlässigkeit: KI-Systeme müssen stabil und vorhersagbar arbeiten. Fehlerquellen werden minimiert.
Datenschutz und Sicherheit: Der Schutz von personenbezogenen Daten steht im Zentrum. Dies gilt besonders bei sensiblen Daten, die mit strengen Sicherheitsmaßnahmen verarbeitet werden.

§ 6

Umgang mit personenbezogenen Daten und mit der Qualität von KI-generierten Inhalten

Gemäß der DSGVO stellen wir sicher, dass alle personenbezogenen Daten nur im notwendigen Umfang verarbeitet werden. Daten werden sicher gespeichert und der Zugang streng kontrolliert. Kunden haben das Recht, über ihre Daten informiert zu werden und können diese auf Wunsch löschen oder korrigieren lassen. Unternehmensangehörige übernehmen und verwenden Informationen aus den KI-Systemen nur, nachdem Sie diese auf ihre Richtigkeit und Zuverlässigkeit überprüft haben.

§ 7

Risiken und Vorsichtsmaßnahmen

Wir haben Maßnahmen getroffen, um Missbrauch zu vermeiden.
Dazu gehören regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter und Überprüfungen der eingesetzten KI-Systeme.
Jede neue KI-Anwendung durchläuft vor dem Einsatz eine umfassende Risikobewertung.

§ 8

Weiterentwicklung und Anpassung

Unsere KI-Systeme werden kontinuierlich überwacht und optimiert.
Neue Entwicklungen und gesetzliche Änderungen werden zeitnah in unsere Prozesse integriert.

§ 9

Kennzeichnung von KI-Inhalten

KI-generierte Inhalte werden klar und transparent gekennzeichnet, um sicherzustellen, dass Nutzer und Betroffene wissen, wann und wo KI im Einsatz ist. Unsere Richtlinien für die Kennzeichnung beinhalten:

Deutlicher Hinweis auf KI-Einsatz: Inhalte, die vollständig oder teilweise von einer KI erstellt wurden, sollten mit einem klaren Hinweis wie „Dieser Text wurde mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt“ gekennzeichnet werden. In der Kundenkommunikation könnte beispielsweise der Hinweis „Automatisch generierte Antwort mit KI-Unterstützung“ verwendet werden.

Identifikation von KI-generierten Medien: Bei Bildern, Grafiken oder Videos, die durch KI erzeugt wurden, sollten Hinweise wie „KI-generiertes Bild“ oder „Dieses Bild wurde durch eine Künstliche Intelligenz erstellt“ angebracht werden.

Transparenz bei Entscheidungen: Wenn KI maßgeblich an Entscheidungen beteiligt war (z. B. bei der Analyse von Steuerdaten), sollte dies ebenfalls offengelegt werden, z. B.: „Dieses Ergebnis basiert auf einer KI-gestützten Analyse.“

Automatisierte E-Mails und Berichte: Automatisch erstellte E-Mails oder Berichte könnten mit einer Fußnote versehen werden: „Dieser Bericht wurde mithilfe von KI-Software generiert und wurde von einem Mitarbeiter überprüft.“

Sichtbare Kennzeichnung bei Chatbots und interaktiven Tools: Wenn Kunden mit einem Chatbot oder einem KI-gestützten Tool interagieren, sollte es klare Hinweise geben wie „Sie kommunizieren mit einem KI-basierten System“ oder „Dieser Chat wird von einer KI unterstützt.“ Die Kennzeichnung ist immer gut sichtbar und verständlich, um Transparenz zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.

§ 10

Schlussbemerkung

Die G & W Steuerberatungs GmbH verpflichtet sich zu einem ethisch und rechtlich einwandfreien Umgang mit KI. Sollten Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Vertrauliche Informationen über Ihr Unternehmen oder über Dritte dürfen in KI-Anwendungen nicht verwendet werden. Im Zweifel holen Sie die Erlaubnis der Unternehmensleitung zur Verwendung ein. Unternehmensangehörige halten sich an geltendes Recht und berücksichtigen bei der Nutzung von KI-Anwendungen sowie bei allen Veröffentlichungen von KI-generierten Inhalten insbesondere Urheber-, Persönlichkeits- und Markenrechte als auch Datenschutzbestimmungen.